ГОЛОСУВАННЯ ЗА ПРОЕКТ РІШЕННЯ: № 15

ІЗЮМСЬКА МІСЬКА РАДА
_100__ СЕСІЯ 7 СКЛИКАННЯ
ПРОЄКТ РІШЕННЯ №
 
від____  ___________ 2019 року                                                
 
Про затвердження
Положення про архівний відділ
виконавчого комітету Ізюмської міської ради
 
         Заслухавши доповідь заступника Ізюмського міського голови з питань економіки та фінансів Петрова К.Є. про необхідність приведення Положення про архівний відділ виконавчого комітету Ізюмської міської ради у відповідність до наказу Міністерства юстиції України від 16.06.2016  № 1693/5 від 23.08. 2019 № 2643/5 «Про затвердження Типового положення про архівний відділ міської ради», керуючись ст.26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні»,
 
Ізюмська міська рада вирішила:
 
1. Затвердити Положення про архівний відділ виконавчого комітету Ізюмської міської ради, що додається.
2. Рішення 26 сесії Ізюмської міської ради 7 скликання від 29 листопада 2016 року № 0646 «Про затвердження Положення про архівний відділ апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради», вважати таким що втратило чинність.
         3. Відповідальним за виконання даного рішення призначити заступника Ізюмського міського голови  з питань економіки та фінансів.
4. Контроль за виконанням даного рішення покласти на постійну комісію Ізюмської міської ради з питань законності, правопорядку та депутатської діяльності.
 
 
Ізюмський міський голова                                                   В.В. Марченко
 
  ЗАТВЕРДЖЕНО:Рішення ______сесії Ізюмської міської ради 7 скликання
від _________ 2019р. № ____
 
 
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний відділ
виконавчого комітету Ізюмської міської ради
1. ЗАГАЛЬНА ЧАСТИНА
1.1. Архівний відділ виконавчого комітету Ізюмської міської ради (далі - архівний відділ) є структурним підрозділом апарату виконавчого комітету Ізюмської міської ради, утворюється за рішенням Ізюмської міської ради за поданням Ізюмського міського голови для зберігання документів Національного архівного фонду, що мають місцеве значення і управління архівною справою та діловодством на території міста Ізюм.
1.2. Архівний відділ підконтрольний та підзвітний Ізюмській міській раді, підпорядкований її виконавчому комітету та Ізюмському міському голові, а з питань здійснення делегованих повноважень органів виконавчої влади також підконтрольний Державному архіву Харківської області, Державній архівній службі.
1.3. У своїй діяльності архівний відділ керується Конституцією та законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції, Державної архівної служби, рішеннями міської ради та її виконавчого комітету, розпорядженнями Ізюмського міського голови та цим положенням.
З питань організації та методики ведення архівної справи архівний відділ керується правилами, положеннями, інструкціями, методичними рекомендаціями Державної архівної служби, Державного архіву Харківської області.
1.4. Функціонування архівного відділу здійснюється за рахунок коштів міського бюджету.
1.5. Архівний відділ не являється юридичною особою.
1.6. Місце знаходження архіву: 64300,Харківська область, м. Ізюм, площа Джона Леннона, 10.
 
 
 
2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ
2.1. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території міста.
2.2. Координація діяльності органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій (далі - юридичні особи), приватних архівних установ, заснованих фізичними особами та/або юридичними особами приватного права (далі - приватні архіви), архівних установ, створених для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на відповідній території, та інших документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - трудові архіви), з питань архівної справи і діловодства.
2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використання відомостей, що в них містяться.
2.4. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
2.5. Складає і за погодженням з Державним архівом Харківської  області подає для затвердження в установленому порядку проєкти міських програм, планів розвитку архівної справи, забезпечує їх виконання;
2.6. Забезпечує зберігання, облік і охорону:
2.6.1. документів Національного архівного фонду на різних носіях інформації, переданих архівному відділу органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями незалежно від форми власності, об’єднаннями громадян, громадськими спілками, релігійними організаціями, які діють (діяли) на території міста;
2.6.2.  документів особового походження;
2.6.3. друкованих, ілюстративних та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інформаційної роботи;
2.6.4. облікових документів і довідкового апарату до них.
2.7. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього.
2.8. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ, які створені на території міста, незалежно від форми власності та підпорядкування.
2.9. Інформує Державний архів Харківської області про виявлення архівних документів, що не мають власника або власник яких невідомий, а також про здійснення продажу документів Національного архівного фонду з метою реалізації переважного права держави на їх придбання.
2.10. Інформує Ізюмську міську раду, Державний архів Харківської області про факти втрат, знищення, пошкодження архівних документів, інші порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.
2.11. Веде облік юридичних і фізичних осіб - джерел формування Національного архівного фонду та юридичних осіб, у діяльності яких не утворюються документи Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу, на підставі затверджених списків.
2.12. Подає на затвердження Державному архіву Харківської області списки джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування архівного відділу.
2.13. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, зокрема об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових та позапланових перевірок, надання зазначеним підрозділам і службам методичної допомоги в організації діловодства та зберіганні документів.
2.14. Надає консультаційно-методичну допомогу в організації діяльності трудових архівів.
2.15. Веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації міста, подає належні відомості про ці документи Державному архіву Харківської області.
2.16. Створює і вдосконалює довідковий апарат до документів Національного архівного фонду.
2.17. Видає архівні довідки, копії документів, витяги та іншим шляхом задовольняє запити фізичних і юридичних осіб, переглядає в установленому порядку рішення про обмеження доступу до документів, на вимогу фізичних осіб забезпечує долучення до архівних документів письмового обґрунтованого спростування чи додаткових відомостей про особу в разі виявлення в архівних документах недостовірних відомостей про неї.
2.18. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
 
3. ПРАВА ТА ОБОВ’ЯЗКИ АРХІВНОГО ВІДДІЛУ
3. Архівний відділ має право:
3.1. вимагати від юридичних і фізичних осіб, які мають архівні документи, від часу створення яких минуло понад 50 років, або які мають намір здійснити відчуження, вивезення за межі України архівних документів, проведення експертизи цінності таких документів;
3.2. отримувати в установленому порядку документи від юридичних осіб з метою виявлення документів, що підлягають внесенню до Національного архівного фонду, крім тих, що містять інформацію з обмеженим доступом;
3.3. проводити планові та позапланові перевірки архівних підрозділів і служб діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи;
3.4. відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, громадських спілок з правом доступу до їх документів, за винятком документів з обмеженим доступом;
3.5. порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду;
3.6. порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ, користувачів документами Національного архівного фонду та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ним особі.
Архівний відділ при виконанні покладених на нього завдань взаємодіє з іншими виконавчими органами міської ради, підприємствами, установами і організаціями незалежно від форми власності.
 
4. КЕРІВНИЦТВО ТА СТРУКТУРА
4.1. Архівний відділ очолює начальник, який призначається на посаду і звільняється з посади Ізюмським міським головою відповідно до Закону України «Про службу в органах місцевого самоврядування».
4.2. Начальник архівного відділу:
4.2.1. організовує діяльність архівного відділу, персонально відповідає за виконання покладених на архівний відділ завдань;
4.2.2. розподіляє завдання між працівниками архівного відділу, контролює їх виконання;
4.2.3. вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу користувачів до документів, що знаходяться на зберіганні;
4.2.4. проводить прийом громадян, розглядає звернення, що належать до компетенції архівного відділу;
4.2.5. видає у межах компетенції накази, організовує і контролює їх виконання.
4.3. Начальник архівного відділу здійснює інші повноваження відповідно до положення про архівний відділ, а також завдань, покладених на нього рішеннями Ізюмської міської ради, її виконавчого комітету, розпорядженнями Ізюмського міського голови.
4.4. Службові обов’язки працівників архівного відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються Ізюмським міським головою.
4.5. Граничну чисельність та витрати на утримання архівного відділу визначає Ізюмська міська рада на підставі пропозицій Ізюмського міського голови у межах відповідних бюджетних призначень.
 
5. ІНШІ ПОЛОЖЕННЯ
5.1. Архівний відділ не має статусу юридичної особи, але він має штамп, бланки та гербову печатку.
Для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовується гербова печатка архівного відділу.
 
6. ЗАКЛЮЧНІ ПОЛОЖЕННЯ
6.1. Структуру та загальну чисельність архівного відділу затверджує Ізюмська міська рада.
6.2. Зміни до цього положення вносяться виключно рішеннями  Ізюмської міської ради.
6.3. Ліквідація архівного відділу проводиться виключно Ізюмською міською радою в порядку, встановленому чинним законодавством України.
 
Секретар Ізюмської міської ради                                       А.Г. Єрдаларян